Apesar da forma mais informal que é tratado – onde muitas vezes filosofia de treino e camaradagem dão o tom do ambiente – um centro de lutas ou dojo é uma pessoa jurídica e como tal precisa ter um balanço financeiro para sobreviver e contas a pagar e receber é algo fundamental.
Não importa se estamos falando de empresa ou associação (tem uma grande diferença!), na grande maioria dos casos a entidade terá custos a arcar desde antes da abertura das suas portas e isso se repetirá mensal ou até diariamente.
Impostos, taxas de prefeitura, aluguel, manutenção do local, compra de equipamentos, folha de pagamento. Estes são apenas algumas das contas a pagar que esperam todo mundo que se aventura em abrir o seu próprio dojo, fora de um clube ou de outra academia.
Estas despesas tendem a se repetir e dependendo da forma como você constitui a entidade empresarial, podem haver mais ou menos gastos e é de suma importância ter um previsão a longo prazo do montante a pagar. Por exemplo, se você for oferecer mais atividades além das artes marciais, como musculação, ginástica, treinamento funcional, etc, terá que ter uma academia e com isto, contratar um bacharel em Educação Física para ser o responsável técnico e fazer o registro de PJ no CREF da sua região, o que custa um bocado a mais…
Receitas X Despesas
Para que você possa controlar as despesas você precisa também controlar as receitas do seu centro. Normalmente são as mensalidades a grande fonte de renda de um dojo mas não precisa se restringir à isso: cursos, exames, vendas de materiais podem compor a receita total do lugar e este movimento deve ser igualmente controlado, tanto para saber quem pagou o quê quanto para saber, ao final do mês, se houve lucro, ou seja, a diferença entre tudo que foi pago e recebido.
Outra coisa importante é destacar que o ideal não é retirar todo o dinheiro desta diferença mas sim uma parte – estabelecida anteriormente – e deixar o restante para a empresa, pois ter uma reserva sempre disponível é crucial no andamento de qualquer negócio, principalmente nestes casos onde a sazonalidade da matrícula de alunos varia muito. Outro ponto é, novamente, ter uma previsão de receitas para saber se terá o suficiente para cobrir as despesas em meses futuros, para saber se precisará ou não complementar a receita ou ainda mexer naquela reserva mencionada anteriormente.
Usando nosso sistema para lutas
No DojoWeb você pode contratar o módulo financeiro e de mensalidades para fazer este controle. No pacote de mensalidade, você controla os pagamentos dos alunos e este alimentará diretamente o financeiro, que é organizado assim:
A RECEBER: todos os lançamentos de entrada que estão em aberto aparecerão aqui, inclusive se você tiver o pacote das MENSALIDADES, elas constarão aqui também;
A PAGAR: os lançamentos de saída em aberto estarão aqui, como por exemplo aluguel, luz, compra de materiais, etc.
RECEBIDOS e PAGOS: uma vez que você marcou uma entrada ou saída como PAGO, ele passará para estas abas e assim rapidamente você verá o que recebeu/pagou.
Você poderá fazer movimentos de entrada ou saída avulsos ou então agendá-los para que se repitam todos os meses, alimentando assim o fluxo mensal e tendo sempre uma previsão de entrada ou saída. As contas-correntes servem para indicar onde está o dinheiro (conta, poupança, carteira, etc)
Já as categorias servem para mostrar o tipo de dinheiro que você está movimentando e separá-lo, como por exemplo ter uma categoria para mensalidades e outra para exames, mas tudo dentro de Receitas. Assim você poderá fazer uma análise do quanto entrou de exames em determinado ano no futuro módulo de relatórios que terá o sistema.
Para resumir, podemos então afirmar que ter o controle exato e a previsão de receitas e despesas é fundamental para a saúde do seu dojo e que isto vai além de ver se sobrou algo no final do mês, mas também para o planejamento a longo prazo.